内部通報外部窓口
プロアクト法律事務所は、以下のような諸課題を解決するため、リスクマネジメントや不祥事対応に特化した法律事務所として、CGコード対応としての「内部通報窓口支援サービス」を提供しています。
1. コーポレートガバナンス・コード（CGコード）
CGコード原則2-5は、「上場会社は…内部通報に係る適切な体制整備を行うべきである。取締役会は、こうした体制整備を実現する責務を負うとともに、その運用状況を監督すべきである。」とし、その補充原則2-5①は、その体制整備の一環として、「経営陣から独立した窓口の設置（例えば、社外取締役と監査役による合議体を窓口とする等）を行うべき」ことを定めています。
したがって、CGコード対応の検討においては、自社の内部通報窓口が「経営陣から独立した窓口」という要請を満たしているか、再確認が必要です。
2. 「経営陣から独立した窓口」
例えば、内部通報制度の一環として「外部窓口」を設置している場合であっても、その外部窓口が、通報内容を匿名化して内部窓口（コンプライアンス部門等）にパス・スルーするだけの体制である場合、情報の実質的な受け手は当該部門となるため、「経営陣から独立した窓口」を設置したとは評価されない可能性があります（左図）。
この場合、見直しの方向として、社外取締役や監査役に直接内部通報窓口（メールアドレス・電話）を開設し、社員からの通報や外部窓口からの通報報告を直接受け付ける体制とすることが考えられますが（右図）、事業執行に携わらない社外取締役らに全ての通報がダイレクトに届けられる体制が十分機能するか、疑問もあります。
3. 通報受理と事実調査との連動
内部通報によってリスク事象を認知した企業は、迅速かつ深度ある事実調査を実施する必要がありますが、担当部門にそのノウハウが乏しい場合、事実調査には困難が伴います。
具体的なサービス
プロアクト法律事務所は、以下の特徴を有する「内部通報窓口支援サービス」をご提供しています。
- 企業のガバナンス・内部統制環境を把握・分析し、外部窓口で受けた通報の報告先を複数設定（コンプライアンス部門、内部監査部門、社外役員等）
- 通報者とのコミュニケーションを通じて通報内容を的確に把握し、事案のリスクや当事者の利害関係を適切に評価。通報者との信頼関係も構築。
- 通報内容に最も適した報告先を選択し、報告実施。例えば、経営に関わる重要な事案であれば社外取締役等に、現場レベルの事案であればコンプライアンス部門等に報告。
- 通報者とのコミュニケーションと連動しつつ、通報に関する事実調査を支援。社内処分やステークホルダー対応支援など、内部通報に係る対応の全てを包括的にサポート。
※費用は月額制が原則となります。